Руководство по внутренней и внешней логистике: процессы, отличия и пути оптимизации

Сильная внутренняя (по-другому входящая) и внешняя (или исходящая) логистика имеют решающее значение для успеха бизнеса, ведь они влияют на производство, обслуживание клиентов и, в итоге, прибыль. Существует множество подводных камней при выстраивании эффективной логистики, поэтому потери, связанные с невниманием к совершенствованию логистических процессов, могут быть огромными. Однако правильные точки приложения усилий помогут вашему бизнесу добиться успеха.

Что такое логистика?

Логистика координирует перемещение и хранение таких ресурсов, как товары, оборудование, запасы. Для производителей логистика начинается с поступления сырья и заканчивается доставкой готовой продукции клиентам.

Например, отдел логистики получает сырье для производства продукции, поставляет его на производственную линию, перемещает готовую продукцию на склад, управляет запасами и отгружает товар покупателю.

Отделы логистики несут ответственность за обеспечение бесперебойной работы каждого из этих этапов, включая закупку, внутренние перемещения материалов, хранение, упаковку, управление запасами, отгрузку, исходящие перевозки и доставку. Задача усложняется, когда товарооборот растет и приходится управлять множеством продуктовых категорий. Компании, которые используют несколько каналов сбыта и располагают предприятиями в разных географических точках, сталкиваются с еще большим уровнем сложности.

В России доля логистических затрат составляет примерно 16% ВВП. Для получения максимальной отдачи компании должны иметь нужные товары в нужном месте и в нужное время. Их производственные линии не могут нормально работать без сырья для производства продукции в требуемых объемах. Если у компании недостаточно запасов для выполнения заказа, она может потерять клиента или заставить его ждать товар, что ухудшает удовлетворённость покупателей.

Роль логистики

Логистика является фундаментом цепочки поставок и имеет жизненно важное значение для успеха компании. Хорошо организованные логистические процессы сокращают расходы, экономят время, способствуют повышению удовлетворённости клиентов, а также положительно влияют на репутацию бренда.

Эффективная логистика является ключом к управлению цепями поставок, сложной сети организаций, отдельных лиц, видов деятельности и ресурсов, необходимых для оказания услуг или производства продукции.

В чем разница между входящей и исходящей логистикой?

Входящая логистика снабжает товарами, материалами, оборудованием и пр. собственный бизнес, а исходящая логистика занимается доставкой товаров и готовой продукции клиентам. Обе по большому счёту сосредоточены на перевозке грузов, но входящая – на получении, а исходящая – на доставке.

Таблица 1. Разница между входящей и исходящей логистикой

Характеристики

Входящая логистика

Исходящая логистика

Направление

На предприятие

Из предприятия

Фокус

Предложение

Спрос

Роль

Получение

Доставка

Связи

Поставщики

Дистрибьютеры, оптовики, конечные покупатели

Процессы

Закупки, обработка и перемещение материалов, складирование

Управление запасами, исполнение заказов, доставка

Деятельность

Работа с сырьём и товарами от поставщиков

Работа с готовой продукцией, отгружаемой клиентам

Главная цель

Получение сырья и материалов от поставщиков для производства готовой продукции

Поставка готовой продукции клиентам

Что такое входящая (внутренняя) логистика?

Входящая логистика — это то, как сырьё и материалы попадают в компанию. Такой процесс включает заказ, получение, хранение, транспортировку и управление поступающими расходными материалами. В уравнении спроса и предложения входящая логистика находится на стороне предложения.

Задачи входящей логистики:

  • Закупки и снабжение: поиск и оценка поставщиков, получение ценовых предложений, ведение переговоров;
  • Размещение заказов: закупка необходимых товаров и материалов, чтобы нужное количество было доставлено в нужное время;
  • Перевозка: выбор способа перевозки: грузовик, самолет, поезд, морской транспорт. Эта деятельность также включает в себя заключение договоров с перевозчиками, согласование цены и маршрута, определение скорости доставки;
  • Получение: обработка прибывших материалов, разгрузка машин, проверка товара на соответствие заказу;
  • Погрузо-разгрузочные работы: Перемещение полученных товаров на склад компании или на производство, подготовка для дальнейшего использования;
  • Размещение и хранение: определение для каждой поставки своего места и управление материалами до того, как они поступят в производство или будут переданы далее по цепочке. Эта функция отвечает за то, чтобы товары были размещены в логически удобных местах с соблюдением условий хранения;
  • Управление запасами: определение типа и количества сырья для хранения, а также его местоположение;
  • Ускорение оборачиваемости: управление процессом и графиком доставки материалов по мере их поступления на объект;
  • Распределение: перемещение материалов в требуемое место внутри предприятия;
  • Контроль: проверка сведений о поступающих заказах, местонахождение заказа, оплата счетов по заказам;
  • Возвратная логистика: возврат товаров от клиентов по разным причинам, например, дефекты, проблемы с доставкой, ремонт и восстановление. Кроме того, фирмы по переработке и утилизации, которые работают с бывшими в употреблении материалами, получают свои товары с помощью возвратной логистики.

То, как компания подходит к входящей логистике, зависит от закупаемых материалов, отрасли и отношений между покупателем и продавцом. Компания может самостоятельно заниматься входящей логистикой или отдать ее на аутсорсинг.

Проблемы входящей логистики

Основными проблемами входящей логистики являются высокие затраты, непредсказуемые сроки доставки и частые превышения сроков выполнения заказов. Это затрудняет предприятиям поддерживать идеальный уровень запасов, повышать эффективность и производительность склада.

Ниже более подробно рассмотрим проблемы входящей логистики:

Неэффективная доставка от поставщика. Некоторые компании тратят слишком много средств на доставку. Чтобы сократить расходы, необходимо выбрать несколько перевозчиков и договориться о выгодных тарифах, стараться объединять входящие поставки, чтобы обеспечить полную загрузку транспорта.

Недостаток информации. Одной из частых проблем является незнание точного местонахождения груза, времени его прибытия и итоговой стоимости перевозки. Эта причина заставляет некоторые компании создавать лишние запасы, делать закупки слишком рано и страдать от задержек в производстве и доставке клиентам. Информационные системы позволяют компании отслеживать поставки и общаться с поставщиками, чтобы оперативно иметь все данные под рукой.

Колебания уровней получения и отгрузок: без надлежащего планирования предприятия могут оперировать слишком большим количеством доставок одновременно. В результате их площадки забиты грузовиками, что вызывает путаницу в отношении того, какой док использовать. Пики и спады в доставке также затрудняют эффективную организацию работы складского персонала. Решения этой проблемы могут включать четкое планирование получения грузов, маршрутизацию машин на определенные доки и поддержание единого ритма получения и отгрузок в течение дня. Программное обеспечение для управления складом (WMS) может в этом помочь. Другой метод — кросс-докинг, когда отдел логистики сопоставляет поступающие грузы от поставщиков с открытыми заказами на отгрузку клиентам. Когда происходит разгрузка товара от поставщика, он перемещается сразу в другой док и грузится в машину, идущую прямо к клиенту, фактически даже не попадая на склад.

Обработка возвратов. Обработка возвратов является для многих компаний второстепенной задачей, что приводит к упущенной прибыли, когда возвращенный товар долго не попадает обратно на продажу. Дополнительными проблемами являются неточный учет запасов и снижение удовлетворенности клиентов. Чтобы решить проблемы, создайте четкие и эффективные процессы для возврата и доведите до сотрудников важность управления возвратами.

Надежность поставщиков. Компании нужны надежные поставщики, предлагающие конкурентоспособные цены и должное качество. Однако их бывает трудно найти и удерживать. Чтобы упростить задачу, попробуйте выполнить следующее:

- постройте долгосрочные отношения;

- платите поставщикам вовремя;

- время от времени ведите переговоры, чтобы убедиться, что контракты соответствуют вашим бизнес-целям;

- проверьте сертификаты качества поставщиков;

- оцените риски работы с поставщиками;

- прогнозируйте свои планы развития и выбирайте поставщиков, которые могут масштабироваться;

- проверьте сроки выполнения заказов поставщиком и своевременность доставки;

- оцените их уровень обслуживания клиентов;

- постоянно ищите и оценивайте альтернативных поставщиков.

Колебания спроса и предложения. Обеспечение достаточного количества поступающих материалов для удовлетворения потребительского спроса может быть затруднено из-за сезонности, влияния конкуренции, экономических условий, волатильности цен на сырье, циклов продаж и многого другого. Лучший способ сбалансировать спрос и предложение — использовать данные. Программное обеспечение может сравнивать входящие материалы с имеющимися заказами от клиентов. Оно также отслеживает статус и местонахождение идущих к вам поставок, прогнозирует спрос на основе исторических моделей, находит возможности для консолидации закупок и многое другое.

Как оптимизировать входящую логистику

Оптимизация входящей логистики означает повышение скорости, экономичности и гибкости операций. Оценивайте каждый процесс, определяйте сильные и слабые стороны, а затем вносите улучшения.

1. Взгляните на текущий процесс и измерьте производительность.

Ищите факторы неэффективности, связанные с затратами, потерями, снижением качества, дублированием работы и задержками информации. Наличие невидимых или неосязаемых затрат во входящей логистике, таких как стоимость хранения запасов и влияние низкого качества обслуживания клиентов, могут усложнять ситуацию. Попробуйте сравнить свою работу с отраслевыми эталонами и конкурентами.

2. Анализируйте свои решения.

Поймите, как ваши решения влияют на расходы и эффективность. Например, если отдел закупок размещает крупные заказы для получения оптовых скидок, то это сказывается на затратах, связанных с хранением и управлением избыточными запасами, и нужно проанализировать влияние обоих этих факторов на конечную экономию, определить, выгодным ли было решение закупать больше. Основными драйверами затрат для входящей логистики являются закупки, работа с поставщиками, транспортировка, приходование, складирование, обработка материалов и управление запасами.

3. Создать стратегию по борьбе с неэффективностью в масштабах всей системы.

Проанализировать рабочие процессы и просчитать возможности для компромиссов внутри них. Инвестирование в автоматизацию и основанную на данных аналитику, позволят принимать более рациональные решения.

Некоторые рекомендации по оптимизации входящей логистики:

1. Стройте прочные отношения с поставщиками. Прочные партнерские отношения с поставщиками могут существенно улучшить условия работы, сократить время выполнения заказов, больше экономить и чувствовать более уверенно во время рыночных колебаний.

Более тесные связи помогают поставщику лучше понять ваш бизнес и подстроиться под него. Партнеры будут знать ваши требования и правильно относиться к штрафным санкциям за ошибки вроде несвоевременной поставки. Такие отношения снизят транспортные и складские расходы, повысят скорость и точность работы, что положительно скажется на удовлетворенности клиентов.

2. Используйте систему управления транспортом (TMS – transportation management system): это программное обеспечение автоматизирует, оптимизирует и управляет грузовыми операциями. TMS сравнивает цены на доставку и качество услуг перевозчиков, планирует и отслеживает перевозки на каждом этапе. Эти данные помогают компаниям сократить расходы, повысить эффективность и иметь полную информацию о своей цепочке поставок.

3. Используйте систему управления складом (WMS – warehouse management system). Программное обеспечение WMS оптимизирует складские операции, упрощает приёмку, хранение, управление запасами, подбор товаров и многое другое.

4. Комбинируйте поставки. Сборные грузы (LTL) имеют более высокую стоимость и сроки доставки. Бывает, что есть препятствия для объединения грузов в сборную поставку, например, различные требования к перевозке и обработке (грузы, требующие поддержания температурного режима и тд.). Если компания не готова использовать полную загрузку транспорта (FTL), то сторонний поставщик логистических услуг (3PL) поможет объединить грузы различных заказчиков.

Что такое исходящая (внешняя) логистика?

Процесс отвечает за хранение и перемещение товаров клиенту или конечному потребителю. Этапы включают исполнение поступивших заказов от клиентов, упаковку, отгрузку, доставку и обслуживание клиентов, связанное с доставкой.

Исходящая логистика включает:

  • Управление складом и готовой продукцией: компания поддерживает определенное количество остатков товаров для удовлетворения спроса. Входящая и исходящая логистика пересекаются в управлении складом, но исходящая логистика отвечает за готовую продукцию. Для компаний, которые не заняты производством, а перепродают, купленную у поставщика продукцию распределение между входящей и исходящей логистикой аналогично: входящая отвечает за получение товаров, а исходящая – за отправку клиентам.
  • Управление запасами. Здесь зачастую программное обеспечение играет центральную роль: определяет наилучшее место для хранения продукции на складе, чтобы быстро отправить клиенту, а также влияет на подбор и упаковку заказов. Цели управления запасами включают не только знание точного количества товаров и быструю комплектацию, но и поддержание качества продукции путем предотвращения повреждений и краж.
  • Транспортировка. Режимы и способы доставки грузов различаются в зависимости от характеристик товаров. Например, крупные товары, грузы на паллетах, могут доставляться автотранспортом. Скоропортящиеся грузы, такие как свежие цветы, возможно, придется перевозить самолетом в рефрижераторных контейнерах. Своевременная доставка имеет решающее значение для успеха. Кроме того, заказ клиента должен быть исполнен в точности, и груз не может быть потерян или поврежден при транспортировке.
  • Доставка «последней мили». Последний шаг на пути доставки заказа клиенту. Последняя миля обычно является самой дорогостоящей и неэффективной частью доставки. Этот термин пришел ещё с зарождения телефонной связи, когда подключение домов к сети было медленным и дорогим. Логистика «последней мили» включает в себя такие услуги, как доставка продуктов на дом из местного магазина или курьерская доставка или доставка груза перевозчиком непосредственно клиенту. Перед отправкой на «последнюю милю» грузоотправители обрабатывают множество грузов одним и тем же способом (например, загружают десятки заказов различных получателей, направляющихся в один и тот же город, в один грузовик). Но на «последней миле» каждая доставка требует индивидуальной обработки, потому что она идет в единственный адрес. Так на услуги последней мили приходится более 40% общих затрат в цепочке поставок.
  • Оптимизация доставки. Оптимизация доставки подразумевает не только снижение затрат, но и удовлетворение постоянно растущих ожиданий клиентов в отношении скорости доставки и информированности о местонахождении заказа. Часто эти две вещи идут рука об руку. Программное обеспечение для планирования маршрутов эффективно группирует заказы, сортирует их по маршруту, прокладывает наилучший маршрут с учетом пробок, расхода топлива и других переменных, а также назначает маршруты водителям.

Проблемы исходящей логистики и как их решать

Провалы при организации исходящей логистики могут нанести существенный ущерб прибыли и удовлетворенности клиентов. Расходы на содержание складских запасов и перевозки могут быстро возрасти, а неправильный подбор товаров для заказа или просрочка в доставке оттолкнут клиентов.

Ниже более подробно рассмотрим проблемы исходящей логистики:

Координация операций. Отдел логистики должен контролировать производство, хранение и распределение, ведь координация движения товаров оптимальным способом — непростая задача. Если производство растет, логистам необходимо освободить больше складского пространства, а когда рост выпуска продукции связан с растущим спросом, то необходимо также масштабировать возможности отгрузки и доставки. Программное обеспечение и автоматизация помогут замкнуть информационный цикл, связав производство с возможностями склада и заказами клиентов.

Достижение семи «R». Семь «R» произошли от английского слова right, что означает «правильный», то есть именно тот, который нужен. На русский язык 7R переводятся, как:

- нужный товар

- нужному клиенту

- в нужном количестве

- в нужном состоянии

- в нужное место

- в нужное время

- по нужной цене.

Чтобы последовательно идти по этому сценарию требуется эффективно настроить процесс управления, который использует данные для оценки производительности и выявления слабых мест, а также отслеживает и стимулирует постоянные улучшения.

Затраты на хранение: поддержание достаточного количества запасов для удовлетворения меняющегося спроса клиентов без создания ненужных затрат на хранение требует тщательного планирования. Важно отслеживать метрики, связанные с планированием запасов, такие как скорость продаж и оборачиваемость запасов, безопасный уровень запасов, изменения спроса и другие.

Транспортные расходы – это основные затраты на исходящую логистику. Компании могут контролировать расходы путем анализа прошлых периодов, чтобы выявить неэффективность. Попробуйте использовать различные способы, такие как динамическое ценообразование, скидки за объем с перевозчиками, открытые торги на ваши запросы и анализ текущего рынка грузовых перевозок.

Растущие ожидания клиентов. Потребительский спрос продолжает повышаться, и теперь бесплатная и быстрая доставка являются нормой. Клиенты хотят видеть статус своих заказов в режиме реального времени и иметь возможность отслеживать их на карте. Чтобы соответствовать этой тенденции, логистам необходимо видеть в доставке конкурентное преимущество и осознавать негативный эффект для клиентов и компании от плохо организованной работы.

Как оптимизировать вашу исходящую логистику

Для оптимизации исходящей логистики помогут крепкие связи с контрагентами и сильные переговорные позиции. Используйте также технологии формирования сети доставки, планирования маршрутов, составления графиков и, в конечном счете, снижения затрат.

1. Определите, когда начинается доставка.

Чтобы удовлетворить требования перевозчиков к доставке, вам может потребоваться правильно настроить складирование грузов в распределительных центрах, сортировать товары в соответствии с указаниями склада и подогнать упаковочные манипуляции в соответствии с их требованиями. Цель в том, чтобы ускорить грузооборот и позволить водителю быстрее уехать.

2. Адаптируйтесь к текущим стратегиям работы с запасами.

Стратегия пополнения запасов «точно в срок» и другие методы закупок означают, что крупные поставки, отгружаемые клиентам через большие промежутки времени уже не являются нормой. У клиентов, использующих метод «точно в срок», нет места для хранения избыточной продукции, поэтому вам необходимо это учесть и адаптировать свою исходящую логистику. Возможно, вам придется чаще пользоваться отправкой сборных грузов.

3. Улучшайте партнерские отношения.

Тесно сотрудничайте с ключевыми партнерами в области исходящей логистики, включая ваших клиентов и перевозчиков. Например, вы продаете крупным ритейлерам, которые хорошо разбираются в своих сложных цепочках поставок. При правильных отношениях они могут делиться данными о том, как продается ваш продукт, чтобы вы могли точно настроить производство, работу с заказами и доставку.

4. Планируйте маршруты.

Автоматизированное планирование маршрутов сократит время ожидания погрузки и время доставки. Сэкономленное время в свою очередь сократит расходы на топливо и повысит удовлетворенность клиентов.

5. Изучите 3PL как альтернативу.

Для множества компаний стоимость и сложность исходящей логистики может сделать аутсорсинг 3PL разумным шагом. 3PL операторы дают скидки за объем, благодаря чему вы сможете сэкономить. 3PL привносят также необходимый опыт, специализацию и возможность быстро нарастить или снизить грузооборот в зависимости от целей бизнеса.

Входящая и исходящая логистика как часть управления цепями поставок

Управление цепями поставок управляет всеми связями между поставщиками, производителями, дистрибьюторами и клиентами, а логистика является одной из частей этого процесса.

Другие элементы управления цепями поставок включают производство и ориентированное на доставку обслуживание клиентов. Логистика помогает синхронизировать цепочку поставок путем контроля движения товаров от производства до потребления. Часто фирмы, работающие в периметре цепочки поставок, например поставщики и покупатели работают совместно для достижения наилучших результатов, а именно обмениваются информацией, распределяют совместные ресурсы, делятся знаниями и прочее.

Поставщики могут тесно сотрудничать с важными клиентами в вопросах рецептуры продуктов, размера продукта, номенклатуры, SKU, уровней запасов, прогнозов поставок, управления рисками, контроля затрат, сокращения отходов. Клиент может работать вместе с поставщиками логистических услуг над темпами поставок, упаковкой, планированием и оптимизацией маршрутов.

Процессы входящей и исходящей логистики по этапам

Входящая и исходящая логистика разбиваются на множество конкретных шагов. Вместе они помогают обеспечить беспрепятственное движение товаров и материалов как в бизнес, так и из него.

Этапы входящей логистики (получение от поставщиков)

1. Закупки и снабжение

Компания находит поставщиков нужных ей товаров, договаривается о цене и закупает материалы.

2. Заказ и оплата

Компания заказывает товар и производит оплату.

3. Мониторинг груза

После отправки заказанных материалов поставщик уведомляет компанию и предоставляет ей информацию об отслеживании доставки.

4. Прибытие груза

Товары прибывают на склад, машину направляют на разгрузку.

5. Приемка.

Рабочие разгружают поступивший груз, сканируют штрих-коды для подсчета и идентификации товара. Они сверяют номенклатуру, количество и качество с заказом на поставку и подтверждают принятие. Затем товары перемещаются в соответствующее место — на производство, на склад или промежуточный пункт для кросс-докинга.

6. Работа с возвратами.

Отдел возвратов обрабатывает товары, отправленные обратно от клиентов в результате отказа или для ремонта.

Этапы исходящей логистики (доставка клиентам)

1. Получение заказа от клиента.

Клиент делает заказ через один из каналов дистрибуции товара.

2. Обработка заказа

Компания подтверждает заказ, получает запрошенное количество товара со склада и оформляет документацию.

3. Пополнение.

Резервные запасы перемещаются на основной склад для замены проданных товаров. Это может привести к производству дополнительного количества товаров или заказу сырья у поставщиков для поддержания адекватного уровня запасов.

4. Подбор товара.

Работники склада собирают товары для выполнения заказа.

5. Упаковка, подготовка и погрузка.

Сотрудники упаковывают, маркируют и оформляют документы на груз в соответствии с внутренними регламентами и потребностями клиентов. Сортируют заказы по способу доставки, скорости доставки или месту назначения. Загружают заказы на машины.

6. Доставка и документация.

Заказ отправляется со склада на распределительный центр. Информационная система компании регистрирует отгрузку и отправляет клиенту данные для отслеживания.

7. Доставка последней мили.

Заказ доставляется покупателю. Это самый дорогой и самый важный шаг.

Важность входящей и исходящей логистики

Входящая и исходящая логистика важны, потому что помогают бизнесу работать бесперебойно. Они также оказывают прямое и существенное влияние на продажи, затраты, прибыль и удовлетворенность клиентов.

Ниже приведены несколько примеров того, почему логистика играет решающую роль для компаний:

- контролирует движение товаров в компанию и из компании;

- увеличивает доходы от производства и продаж;

- способствует удовлетворенности и лояльности клиентов, усиливает репутацию бренда;

- оказывает влияние на прибыльность и рентабельность инвестиций;

- помогает компании наилучшим образом использовать свои деньги и время;

- создает конкурентное преимущество, когда все сделано хорошо;

- участвует в управлении запасами и может снизить затраты на хранение;

- сокращает отходы сырья, повреждения и возвраты продукции;

- помогает в управлении складом;

- повышает точность исполнения заказов и скорость доставки.

Преимущества входящей логистики

- предсказуемые затраты на сырье;

- более высокое качество продукции;

- своевременная доставка;

- стабильные темпы производства;

- сокращение затрат на доставку входящих грузов;

- лучше управление запасами;

- способность выявлять проблемы в цепочке поставок;

- основа для успеха в продажах;

- более прочные отношения с поставщиками.

Преимущества исходящей логистики

- быстрая доставка клиентам;

- меньше отмен заказов;

- больше своевременных доставок;

- сокращение числа сбоев и ошибок при доставке;

- меньше повреждений и потерь при транспортировке;

- снижение затрат для вашей компании и клиента;

- снижение возвратов;

- повышение удовлетворенности и лояльности клиентов;

- укрепление репутации компании;

- улучшенное бизнес-планирование.

Управление входящей и исходящей логистикой с помощью программного обеспечения

Входящая и исходящая логистика помогут вам удовлетворить потребности клиентов, обеспечивая качество, сервис и своевременность. Информационные системы предоставляют полный контроль с помощью решений для управления производством, запасами и складом.

ERP системы (enterprise resource planning – или система планирования ресурсов предприятия) управляют основными финансовыми процессами предприятия. Компании получают представление обо всех аспектах бизнеса и могут быстро и легко создавать отчеты, демонстрирующие влияние различных сценариев на прибыль, удовлетворенность клиентов и другое.

Как входящая, так и исходящая логистика могут быть основными центрами затрат, но, с другой стороны, возможностями для значительной экономии времени и средств. Вот почему компаниям следует внимательно изучить эти аспекты своей деятельности и выяснить, существуют ли более эффективные и экономичные способы решения этих задач. Это позволит оптимизировать цепочки поставок в целом и обеспечить исключительное качество обслуживания клиентов, что в результате поможет вашему бизнесу преуспеть.

Биржа грузоперевозок 2082 предлагает решения грузовладельцам и экспедиторам, позволяющие находить транспорт для FTL перевозок, а также организовывать отправки малых объемов грузов LTL. Здесь вы найдете транспорт, как для нужд внутренней, так и для внешней логистики. Регистрируйтесь на нашем сайте и используйте максимум возможностей.

Найти груз Найти транспорт