Как выставить счет за грузоперевозки
Содержание
Когда необходимо выставлять счет на перевозку?
Как выставить счет, чтобы оплата прошла как можно скорее?
В первую очередь между заказчиком и перевозчиком заключается договор. После завершения доставки необходимо подтвердить этот факт и произвести оплату услуги. Для подтверждения выполнения грузоперевозки желательно составлять акт выполненных работ. Его образец аналогичен другим приемо-сдаточным документам. При этом важно понимать, что унифицированной формы акта не существует, более того, закон вообще не требует его составления.
Но все-таки эксперты однозначно рекомендуют оформлять акт выполненных работ. Это необходимо по двум причинам:
- Перевозчику нужен первичный документ для закрытия сделки по бухгалтерии. Именно подписанный акт будет служить подтверждением завершения сделки и основанием для получения оплаты от заказчика.
- В соответствии с ГК РФ, заказчик должен принять выполненную работу и при выявлении недостатков сразу сообщить о них исполнителю. Подобные обращения должны подтверждаться документально, что и позволяет сделать акт выполненных работ.
Документ подписывается обеими сторонами соглашения в момент доставки и приемки товара. После этого он сдается в бухгалтерии контрагентов.
Кто и как составляет?
Образец акта лучше всего разработать самому исполнителю. Это позволит учесть все тонкости процесса перевозки и особенности доставляемых грузов. В ряде случаев форму документов целесообразно согласовать с заказчиком, например если это крупное предприятие, с которым вы работаете на постоянной основе. Акт составляется в произвольной форме, но в нем обязательно должна присутствовать следующая информация:
- в верхней части располагается заголовок с указанием порядкового номера документа, а также номера и даты заключения договора, по которому выполнялась перевозка;
- под ней указываются дата и место составления акта;
- далее идет описательная часть, которая включает таблицу или список с описанием количества и стоимости проведенных работ, а также реквизиты сторон сделки;
- в нижней части документа указываются ответственные лица (руководители или другие уполномоченные сотрудники), которые подписывают акт со стороны исполнителя и заказчика.
Как правило, до составления акта выполненных работ исполнитель выставляет заказчику счет за предоставленные услуги. Также он может выставляться параллельно с актом после завершения сделки. Данный документ не относится к обязательным и первичным. Таким образом, его выставление осуществляется по согласованию сторон. Счет-фактура не имеет какой-либо обязательной утвержденной формы и может быть разработан самим индивидуальным предпринимателем. Главное, чтобы он содержал все реквизиты, необходимые для оплаты, а именно:
- номер счета и дату его выставления;
- данные участников сделки — ИНН, коды, полные банковские реквизиты исполнителя для возможности проведения платежа;
- информацию об услуге, за которую выставлен счет, с указанием номера и даты договора, суммы платежа с НДС или без НДС, в зависимости от системы налогообложения;
- подпись руководителя предприятия.
Порядок проведения сделки
Чаще всего грузоперевозка и связанный с ней документооборот осуществляются в такой последовательности:
- Заказчик и исполнитель согласовывают стоимость, условия и детали однократной или постоянной перевозки товаров.
- Между сторонами подписывается соответствующий договор на оказание транспортных и сопутствующих услуг.
- Исполнитель выставляет заказчику счет по договору и передает его в бумажном или электронном виде.
- Заказчик оплачивает счет по реквизитам, указанным в счете.
- После поступления средств на свой расчетный счет исполнитель осуществляет грузоперевозку по условиям договора.
Данная последовательность может изменяться по согласованию сторон. Например, оплата транспортировки может осуществляться после ее совершения. Также возможны варианты частичной предоплаты.
Когда необходимо выставлять счет на перевозку?
Существует несколько ситуаций, когда перевозчику может понадобиться выставление счета:
- услуга требуется срочно, ее необходимо оказать до заключения договора. Счет позволяет на законных основаниях нарушить очередность сделки и подписать договор после того, как работы будут выполнены;
- услуга предоставляется единовременно. В этом случае заключение договора не имеет большого смысла, так как не предполагается долгосрочное сотрудничество. А значит, можно обойтись выставлением счета;
- нужно зафиксировать факт предоплаты. При грузоперевозках такое практикуется довольно часто. Заказчик частично оплачивает доставку до ее выполнения, а оставшуюся сумму вносит по завершении транспортировки;
- торговая сделка оформляется от имени индивидуального предпринимателя, и к ней применяется общая система налогообложения;
- контрагент, участвующий в сделке, освобожден от уплаты налога на добавленную стоимость.
Таким образом, выставление счета в ряде ситуаций может стать альтернативой заключению договора. При этом важно указать в документе все условия сотрудничества.
Как выставить счет, чтобы оплата прошла как можно скорее?
Чтобы быстрее получить деньги за услуги перевозок, необходимо максимально оперативно оформить все нужные документы. Например, если по условиям соглашения с заказчиком оплата осуществляется только после завершения доставки и подписания акта выполненных работ, то с вашей стороны следует постараться ускорить процесс подписания. В первую очередь оформленный исполнителем документ желательно отсканировать и передать заказчику в электронном виде. Оригиналы документов можно отправить по почте, доставить курьером или привезти лично. Обратите внимание, что у разных почтовых служб нормативные сроки доставки могут сильно различаться. Если у одних на это уходит 1–2 дня, то другие могут потратить и две недели. Подобные задержки увеличивают срок поступления средств за грузоперевозку и не идут на пользу бизнесу.
