Перевозка архива: как транспортируют большие партии документов?
Как сохранить базу данных при переезде?
Есть несколько шагов, которые следует соблюсти, чтобы перевозка архива прошла успешно.
1. Сделать копии и заверить их у нотариуса. При переезде есть риск потерять важные бумаги. Поэтому для того, чтобы архив не был бесследно утрачен, рекомендуется делать заверенные копии у нотариуса. Если с основным массивом данных что-то случится, резервная копия поможет восстановить документы. Копии можно поместить в банк на хранение или попросить ответственного члена коллектива временно оставить их у себя дома.
2. Распределить документы по категориям. Правило, которое безотказно работает в огромном количестве ситуаций. В данном случае этот принцип поможет систематизировать имеющийся массив сведений. По завершению переезда будет гораздо проще разобраться со всеми документами. Сортировать бумаги можно по своему усмотрению, единого стандарта здесь нет.
3. Составьте чек-лист, с которым вы будете сверяться. Перед тем, как приступать к упаковке, желательно расписать на отдельном листе, какие документы и в каких папках вы размещаете. Это может показаться долгим и утомительным занятием, но после переезда вы, вероятно, скажете себе спасибо.
4. Внимательно отнеситесь к упаковке. Упаковка помогает обеспечить сохранность перевозимых объектов, а потому не стоит пренебрегать ею. Сначала документы помещаются в папки (желательно, по категориям), а затем папки обматывают пленкой, чтобы не допустить повреждения документов. После этого документы убирают в картонные коробки (или короба из гофрокартона), и уже в них загружают на транспортное средство.
5. Маркировка и заклеивание коробок. Коробки, в которые будут сложены документы, рекомендуется промаркировать. Не обязательно расписывать все содержимое, но сделать хотя бы общие пометки необходимо. В дальнейшем это облегчить процесс разбора перевезенных документов. Также стоит помнить, что перед погрузкой коробки необходимо тщательно заклеить. Нельзя допустить, чтобы важные бумаги рассыпались при переезде. Поэтому следует крайне внимательно отнестись к этому шагу.
6. Закажите транспорт для перевозки. Нередко крупным компаниям для перевозки архива требуется заказывать большегрузный транспорт. Главное, что следует учесть: кузов машины должен быть закрытым, чистым и сухим. Обычно документация не нуждается в особых температурных условиях, поэтому для транспортировки подойдет обычная фура без специальных приспособлений. Исключение составляют музейные архивы.
Чего делать не следует?
Итак, мы обсудили основной план действий, который может помочь организовать перевозку архива. Теперь же стоит сказать о том, что делать не рекомендуется.
Не стоит перевозить документацию внутри шкафов. Только кажется, что этот способ упрощает задачу перевозки. В действительности, это плохая идея, сопряженная с большим количеством рисков. При таком способе перевозки шансы на то, что вы испортите документы, многократно увеличиваются. Первый момент: бумаги могут выпасть. Второй: вес заполненной мебели значительно выше, чем пустой. При транспортировке шкафов, забитых документацией, увеличивается риск перегруза.
Не следует пренебрегать систематизацией данных. Если вам кажется, что будет проще разобраться со всем массивом бумаг уже после переезда, то вы ошибаетесь. На новом месте появятся свои заботы и дела, к которым придется приплюсовать систематизацию и распределение перевезенного архива. Гораздо логичнее и удобнее разобраться с этим вопросом в старом офисе, и не тратить на это время в дальнейшем.
Архив перевезен, что дальше?
Дальше наступает этап разгрузки, к которому также следует отнестись очень ответственно. Перво-наперво необходимо убедиться, что число перевезенных коробок совпадает с числом отправленных. Также рекомендуется проверить наличие всех записанных категорий. Только после этого можно приступать к распаковке и разбору перевезенного архива.
Как обеспечить дополнительную защиту?
Страхование груза часто помогает избежать больших финансовых потерь в случае непредвиденных ситуаций. Однако в ситуации с документами, речь идет о важных данных, которые могут потребоваться в работе в дальнейшем. Кроме того, согласно закону № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», все организации должны обеспечивать сохранность архивных документов.
Поэтому, во-первых, перед тем, как транспортировать документы, рекомендуется сделать их заверенные копии. Во-вторых, следует работать только с надежными транспортными компаниями, которые смогут обеспечить условия для быстрой и безопасной перевозки. В-третьих, может быть не лишним нанять сопровождение для груза, если речь идет об особо ценном архиве.
Найти надежного перевозчика можно на нашей платформе — 2082.ру. Каждая компания, которая регистрируется на сайте, должна пройти верификацию и подтвердить свой статус. Благодаря такой схеме происходит проверка контрагентов. Поэтому переживать о безопасности перевозчиков, размещенных на портале, нет причин! Помимо этого, вы можете оформить страхование груза прямо на сайте.
