Как перевозчику работать с дебиторской задолженностью.
Начнём с цитаты из книги И. Ильфа и Е. Петрова «Двенадцать стульев»:
«- Деньги вперёд – заявил монтёр, - утром – деньги, вечером – стулья или вечером – деньги, а на другой день утром – стулья.
- А может быть, сегодня – стулья, а завтра – деньги? – пытал Остап.
- Я же, дуся, человек измученный. Такие условия душа не принимает.»
Этот короткий диалог практически полностью характеризует работу с дебиторской задолженностью.
Что такое дебиторская задолженность?
Это деньги, которые вам должны клиенты за транспортные услуги, когда вы работаете с отсрочкой платежа и получаете оплату за оказанные услуги не сразу, а через 1, 5, 10, 20 и более дней.
Для того, чтобы принять решение, давать грузовладельцу отсрочку или нет, нужно сначала оценить его платёжеспособность, определить какой максимальный срок и сумму вы готовы для него выделить, а также оценить свои возможности исходя из уже имеющихся у вас клиентов, которым отсрочка предоставлена, чтобы не попасть в ловушку кассового разрыва.
Вернёмся к нашему примеру из двенадцати стульев.
1. Монтёр провёл проверку контрагента, оценил Остапа на платёжеспособность, визуально понял, что перед ним ненадёжный клиент.
2. Монтёр решил, что такому заказчику он не готов отдавать стулья с отсрочкой, поэтому поставил для него лимит дебиторской задолженности 0 рублей и 0 дней.
3. В данном примере для монтёра не важно скольким клиентам он уже отгрузил стулья с отсрочкой, потому что для Остапа он отсрочку давать не собирается, поэтому текущая дебиторская задолженность не изменится, на угрозу кассового разрыва это не повлияет.
Перейдём к практическим рекомендациям. Как нас научил монтёр, нужно сначала проверить клиента на надёжность. Для этого до заключения договора об оказании транспортных услуг с заказчиком соберите о нём максимальное количество информации:
- Найдите на официальном сайте компании-заказчика данные о генеральном директоре, учредителях, юридическом и фактическом адресах компании. Позвоните по указанным телефонам, чтобы оценить достоверность информации;
- Запросите у заказчика карточку контрагента, чтобы тщательнее проверить компанию. По реквизитам найдите в ЕГРЮЛ (https://egrul.nalog.ru/) дату регистрации или ОГРН компании, определите «срок жизни» юридического лица;
- Определите возможные зоны риска. Проверьте на интернет-сервисах, не находится ли клиент в стадии реорганизации или банкротства. Данные о банкротстве можно найти в выписке из ЕГРЮЛ. Изучите, не приостановлены ли операции по счетам компании. Посмотрите, в каких судебных делах участвует ваш потенциальный заказчик;
- Посетите офис клиента, чтобы познакомиться и провести с ним переговоры, подписать договор на перевозку грузов. Обратите внимание на офис заказчика. Если адрес совпадает с адресом на сайте, это снижает риск того, что столкнулись с подозрительной фирмой. Осмотритесь, есть ли в офисе сотрудники, как они работают, есть ли рекламные листовки, корпоративные принадлежности и пр.
- Соберите сканы документов грузовладельца в соответствии с порядком о должной осмотрительности: Устав, свидетельство ИНН, свидетельство ОГРН, договор аренды, решение о создании общества, приказ о назначении генерального директора, выписка из ЕГРЮЛ и прочие документы.
Получив все данные о потенциальном клиенте, решите работать с ним по предоплате или предоставить отсрочку.
Предоставление отсрочки на оказание транспортных услуг клиентам
Для принятия решения о предоставлении отсрочки предлагаем ориентироваться на таблицу ниже. В таблице клиенты разделены на 4 группы, каждая из которых соответствует конкретным показателям:
Таблица №1
|
Показатель |
Группа 1 |
Группа 2 |
Группа 3 |
Группа 4 |
|
Длительность сотрудничества, мес. |
более 12 |
6 – 12 |
3 – 6 |
менее 3 |
|
Средняя выручка в месяц, тыс. руб. |
более 1 000 |
500 – 1 000 |
200 – 500 |
До 200 |
|
Размер дебиторской задолженности по отношению к средней выручке в месяц, % |
менее 30 |
менее 25 |
менее 10 |
менее 5 |
Как пользоваться таблицей:
- Отсрочка не предоставляется клиентам, с которыми работаете менее 3 месяцев и размер дебиторской задолженности по отношению к средней выручке более 30%.
2. Для остальных клиентов принцип следующий:
- если заказчик соответствует трем показателям, то отсрочка 15 дней;
- если заказчик соответствует двум показателям, то отсрочка 10 дней;
- если заказчик соответствует одному показателю, то отсрочка 5 дней.
Например, если мы работаем с клиентом менее трех месяцев, объем продаж — более 500 тыс. руб., размер дебиторской задолженности — менее 30%, то предоставляем отсрочку в 10 дней. Если сотрудничаем с заказчиком пять месяцев, объем закупок — до 200 тыс. руб., а размер дебиторки — свыше 30%, то максимальная отсрочка — 10 дней.
Составьте для себя такую таблицу, поменяйте цифры на те, которые вам будут комфортны. Главное здесь – не допускать длительной отсрочки клиентам, которые занимают у вас более 30% выручки. Это опасная ситуация, которая может привести к печальным последствиям для вашей транспортной компании, если такой клиент вдруг перестанет платить или увеличит сроки оплаты.
Кроме того, на начальном этапе сотрудничества, когда с клиентом еще нет истории взаимоотношений, предлагайте первый месяц (при планируемом постоянстве заказов) работать по предоплате. В случае, если грузовладелец по предоплате работать не готов, предложите специальные условия, например, частичная оплата перевозки 50% до погрузки и остаток 50% до выгрузки. Так вы создадите доверительные отношения с клиентом.
Даже, когда вы начали работать с заказчиком, время от времени проверяйте его деловую репутацию, смотрите, не участвует ли он в судебных разбирательствах, не попал ли в список предприятий-банкротов.
Как перевозчикам работать с просроченной дебиторской задолженностью.
Такое случается. Вы договорились с клиентом об оплате перевозки грузов через 10 дней, а он платит через 15, 20 дней, а то и более. Чтобы не допускать таких случаев, предлагаем следующий алгоритм:
- За 2-3 рабочих дня до наступления срока оплаты перевозки свяжитесь с заказчиком и напомните об оплате в установленный срок. (Правило: прежде, чем завести разговор об оплате, уточните у клиента какие-то текущие дела и только после этого напомните о подходящем сроке платежа. Такая прелюдия позволит клиенту почувствовать, что вас интересуют не только деньги, но и рабочие вопросы, в которых вы хотите быть клиенту полезными);
- В наступивший день оплаты напомните клиенту о том, что сегодня необходимо провести платеж (см. Правило);
- При возникновении просрочки оказание транспортных услуг клиенту приостанавливается. Это больно, но нужно делать сразу иначе клиент привыкнет, что вам можно не платить и в дальнейшем привести его в график будет проблематично;
- Через 3 дня после истечения максимальной отсрочки менеджер электронным письмом напоминает клиенту о долге и указывает срок погашения 3 рабочих дня.
Работа с недобросовестными клиентами
Если грузовладелец в течение 3 дней не погашает долг за транспортные услуги, заносите его в стоп-лист и передайте информацию вашему юристу (обязательно найдите такого человека, желательно фрилансера или небольшую компанию из 2-3 юристов). В письме укажите:
- наименование клиента, ИНН, место нахождения;
- контактное лицо;
- сумма долга и период просрочки оплаты;
- причины просрочки;
- меры, принятые для возврата дебиторки;
- вложите в письмо сканы: договора на перевозку груза, заявок, счетов, актов выполненных работ по просроченным оплатам, акт сверки и прочую информацию, которая будет способствовать возврату долга.
После передачи информации по должнику юристу, продолжайте попытки уговорить клиента заплатить - звоните или пишете через день. Если это не дает результата, назначте встречу с дебитором. Предлагайте составить и подписать график погашения задолженности. Если клиент по‑прежнему не платит, обращайтесь в суд и прекращайте сотрудничество.
